每到年底,數夫的售后服務工程師都很忙,因為公司規(guī)定,年底必須對的自己服務的客戶進行一次ERP使用狀況體檢,并且要上報給企業(yè)老板。筆者剛好參加了對一家企業(yè)的體檢。這不查沒感覺,一查嚇一跳。這家企業(yè)存在的問題還真多。筆者下面將這家企業(yè)的業(yè)務做一個簡單的介紹,然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看,自己企業(yè)是否存在這樣的問題。
企業(yè)業(yè)務背景:
筆者評估的這家企業(yè),是一家臺資企業(yè)。其主要從事實木家具的銷售,業(yè)務形態(tài)主要是外銷。從業(yè)務的性質來看,是接單型的生產。接單客戶訂單后,從國內購買材料,然后進行生產和包裝,再出口。廣東作為中國家具出口的大省,這種業(yè)務形態(tài)的企業(yè)還是很多的。故筆者選這樣一個企業(yè)進行ERP項目的體檢,具有很大的借鑒性。
問題一:成品編碼直接使用客戶的編碼,只有符合行業(yè)的業(yè)務才是選型的關健部分之一?,F階段國內外ERP廠商提供的產品各式不一樣,針對不同的行業(yè)提出了不同的解決方案但并不完整。“術業(yè)有專攻”,雖然ERP廠商大肆宣傳ERP可以滿足不碼各種各樣,在企業(yè)ERP系統(tǒng)中成品的編碼也是多種多樣。這不利于企業(yè)后續(xù)信息的管理。如可能不同的客戶之間編號有重復的情況,這是系統(tǒng)所不允許的。
應對措施:
企業(yè)之所以要采用客戶的編碼,這主要是考慮到,企業(yè)在輸入訂單、產品出貨等多種單據上,都需要使用客戶的編碼。如果使用自己的編碼的話,管理起來不方便。筆者認為這種考慮有一定的道理,但是不全面。畢竟這只涉及到少量的用戶。而企業(yè)內部的采購、生產等部門,都希望有一個統(tǒng)一的編碼規(guī)則,以方便他們記憶。
在ERP系統(tǒng)中,針對這種情況其實都有現成的解決方案。筆者建議,對于所有的成品,企業(yè)要根據自己公司的實際情況,設置一個公司內部的編碼原則。在另一個地方建立‘“廠內外編碼對照表”,這里,用戶可以將客戶的編號在這個字段中輸入。然后在輸入銷售訂單或出貨時,即可以按客戶的編號來輸入、也可以按公司自己的編號來輸。打印PI及Invoice表單時,可以直接打印客戶的編碼。
問題二:銷售訂單號碼采用客戶的訂單號碼這家企業(yè),內部的銷售訂單與客戶的訂單是一一對應的。為了方便起見,他們在銷售訂單編碼時,直接采用了客戶訂單的編碼。在數據量比較少的時候,這種編碼方式并不見得有什么不妥。可是兩三年過去之后,問題就出現了。由于客戶的數量比較多,為此訂單號碼就稀奇古怪。銷售部門、采購部門、生產部門、出貨部門、銷售部門等相關人員在溝通時,就非常的麻煩。在傳遞單據信息時,總需要隨身帶個本子。這對于相互之間的溝通非常不利。
應對措施:
筆者建議,公司內部的單據需要有自己的編碼原則。這不僅僅是溝通上的需要,也是管理上的需要。如出于審計方面的要求,企業(yè)內部單據,如銷售訂單,最好有連續(xù)的編號。這在后續(xù)企業(yè)內部審計時,能夠幫助管理者是否有多計或者少計銷售收入。
至于客戶的訂單號碼,在系統(tǒng)中也可以解決。如在銷售訂單上,可以顯示客戶的訂單號碼。然后在出貨時,可以通過銷售訂單轉出貨單作業(yè),將客戶的出貨單號帶到出貨單上。這么做的話,即能夠滿足企業(yè)日常辦公的需要,也能夠滿足客戶管理上的要求。